Frühzeitige Kommunikation ist entscheidend
Von Anfang an ist klare Kommunikation der Schlüssel. Bevor das neue Teammitglied den Schreibtisch erreicht, sollten klare Informationen über den ersten Tag, Arbeitszeit, Dresscode und andere relevante Details bereitgestellt werden.
Ein persönlicher Touch schadet nie. Sagt eurem neuen Teammitglied, wer ihn/sie in Empfang nehmen wird, stellt den Kontakt am besten vorher schon her.
Willkommenstag mit persönlichem Touch
Ein herzlicher Empfang am ersten Tag schafft eine positive Grundstimmung. Es nimmt schon etwas die Nervosität wenn man weiss: “Ah, da wartet dann und dann die Person auf mich, die ich schon aus den Emails kenne”
Plant eine Begrüßungsrunde. Je nach Unternehmensgröße machen manche Unternehmen eine Vorstellung im Company All Hands, im Department Newsletter oder über andere interne Kommunikationswege.Stelle das direkte Team vor und sorge für einen Onboarding-Buddy, der dem Neuling bei den ersten Schritten hilft.
Der Onboarding-Buddy
Ein "Onboarding-Buddy" ist eine Person, die einem neuen Mitarbeiter oder einer neuen Mitarbeiterin in einem Unternehmen hilft, sich während der Einarbeitungsphase einzuleben und zurechtzufinden. Der Onboarding-Buddy ist normalerweise ein erfahrener Mitarbeiter oder eine erfahrene Mitarbeiterin, die das neue Teammitglied bei Fragen zur Unternehmenskultur, Arbeitsabläufen, internen Prozessen und anderen relevanten Themen unterstützt. Der Zweck eines Onboarding-Buddys besteht darin, dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin einen persönlichen Ansprechpartner oder eine persönliche Ansprechpartnerin zur Verfügung zu stellen, um den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern und einen reibungslosen Übergang in die neue Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
Technik, du liebe Technik
Erste Tage sind oft etwas stressig, insbesondere wenn die Technik nicht funktioniert. Euer Newcomer kontaktiert mehrmals die Technikabteilung, bevor er/sie anfangen kann. Das sorgt schnell für Frustration und hinterlässt einfach keinen guten ersten Eindruck.
Wenn ihr könnt und die Ressourcen habt, richtet euren Newcomern die technischen Geräte so ein, dass sie sie nur noch abholen und anmachen müssen.
Es empfiehlt sich auch hier, den NeustarterInnen und dem dazugehörigen Onboardingbuddy eine Check-Liste zu geben, auf der vermerkt ist, wer wie in welche Verteilerlisten muss, wo man sich anmelden soll usw.
Strukturiertes Onboarding-Programm
Entwickelt ein gut strukturiertes Onboarding-Programm, das die verschiedenen Aspekte des Unternehmens abdeckt. Schulungen, Vorstellung der Unternehmenskultur und wichtige Prozesse sollten Teil des Programms sein. Wobei hier sich die Geister etwas scheiden. Die einen finden Online Onboardings mit anderen NeustarterInnen angenehm, die anderen mögen das Persönliche lieber. Fragt doch mal eure MitarbeiterInnen und schaut, wie ihr das in eurem Unternehmen umsetzen könnt!
Was sich gut bewährt hat, sind Onboardingordner auf die das neue Teammitglied direkt am ersten Tag zugreifen kann, die ihr aber schon mit Hilfe des jeweiligen Teams vorab gefüllt und vorbereitet habt. So kann euer neues Teammitglied die ersten Tage damit verbringen, sich einzulesen.
Kontinuierliche Feedbackschleifen
Regelmäßiges Feedback ist nicht nur für die Mitarbeiterentwicklung wichtig, sondern auch für ein effektives Onboarding. Implementiere regelmäßige Feedbackschleifen, um sicherzustellen, dass neue MitarbeiterInnen sich wohl fühlen und auf Kurs sind. Achtet dabei darauf, dass es sich nicht anfühlt wie ein Kontrollgespräch in der Probezeit. Ihr wollt erfahren, wie es eurem neuen Teammitglied geht und ggf. eure Onboardingprozesse optimieren.
Team Building von Anfang an
Förderung von Teamgeist von Tag eins an! Team-Building-Aktivitäten können die Mitarbeiterbindung stärken und das Gefühl der Zugehörigkeit fördern. Wie schon erwähnt, kommen Onboardingbuddies gut an, sodass neue Teammitglieder gleich Anschluss haben. Es muss kein Hexenwerk sein, fragt euer neues Teammitglied vorab, ob er/sie am ersten Tag Lust und Zeit hat auf ein Getränk mit dem Team oder ein Mittagessen zusammen!
Fazit: Onboarding als Investition in die Zukunft
Ein effektives Onboarding ist mehr als nur ein erstes "Hallo". Es ist eine Investition in die Zukunft der MitarbeiterInnen und des Unternehmens. Durch klare Kommunikation, persönliche Begrüßung, strukturierte Programme, kontinuierliches Feedback und Team Building schafft ihr nicht nur ein positives Eingewöhnerlebnis, sondern fördert auch die langfristige Bindung der Mitarbeiter.
Einfach gesagt:
Ein mangelhaftes Onboarding-Erlebnis kann dazu führen, dass neu gewonnene Talente das Unternehmen ebenso schnell verlassen, wie sie gekommen sind. Daher lässt sich schlussfolgern, dass Arbeitgeber, die es in dieser kritischen Phase versäumen, einen überzeugenden ersten Eindruck zu hinterlassen, im Grunde Geld zum Fenster hinauswerfen. Da helfen auch die besten Hiring KPIs nicht.
Bleibt motiviert und erfolgreich,
Euer Dieke.